Rutgers & Posch is een onafhankelijk advocatenkantoor gevestigd in Amsterdam. Wij hebben de ambitie om de beste juridische dienstverlening te leveren op een persoonlijke, toegewijde en transparante manier. In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Ook verwerken wij persoonsgegevens wanneer u onze website (www.rutgersposch.com) bezoekt. Onder het begrip ‘persoonsgegeven’ wordt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon verstaan. Bij de verwerking van persoonsgegevens kwalificeert Rutgers Posch Visée Endedijk N.V. (Rutgers & Posch) als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”). Onze contactgegevens inclusief het e-mailadres waarop wij bereikbaar zijn voor privacy gerelateerde vragen, treft u hieronder aan:

Rutgers Posch Visée Endedijk N.V.
Herengracht 466
1017 CA  AMSTERDAM
020 – 891 3900
privacy@rutgersposch.com

In dit Privacy Statement informeren wij u over de manier waarop wij binnen kantoor met uw persoonsgegevens omgaan. In dit Privacy Statement lichten wij toe:

  • Welke persoonsgegevens wij verwerken;
  • Op basis van welke grondslagen en voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens verwerken;
  • Aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken;
  • Hoelang wij uw persoonsgegevens bewaren;
  • Hoe uw persoonsgegevens worden beveiligd;
  • Wat uw privacyrechten zijn;
  • Hoe u een privacyklacht kunt indienen;
  • Hoe wij omgaan met wijzigingen van dit Privacy Statement.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van (contactpersonen van)(potentiële) cliënten:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats);
  • Overige (contact)gegevens (geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens);
  • Gegevens met het oog op de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil, waaronder eveneens begrepen gegevens aangaande de wederpartij en derden, zie ook hierna onder “derden”;
  • Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer;
  • Wanneer u bijeenkomsten of events van ons bezoekt en indien relevant: gegevens betreffende eisen aan toegankelijkheid en/of dieetwensen;
  • Andere gegevens die uit openbare bron (zoals het Handelsregister, de Kamer van Koophandel en het Kadaster) zijn verkregen of door derden aan ons zijn verstrekt in het kader van de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil;
  • Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving (onder meer de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT)), zoals in bepaalde gevallen het verwerken van gegevens omtrent een identiteitsbewijs.

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van personen van wie wij producten of diensten afnemen of die werkzaam zijn bij onze leveranciers:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats);
  • Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens);
  • In bepaalde gevallen, mede-afhankelijk van de soort dienstverlening en/of wanneer regelgeving dit vereist: een verklaring omtrent het gedrag en gegevens omtrent een identiteitsbewijs;
  • Gegevens met het oog op het doen van bestellingen of het inkopen van diensten;
  • Gegevens met het oog op het berekenen en vastleggen van vergoedingen en uitgaven en het doen van betalingen, waaronder het bankrekeningnummer;
  • Andere gegevens waarvan de verwerking is vereist ingevolge van of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van sollicitanten:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats);
  • Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens);
  • Bankrekeningnummer en gegevens reiskosten (afstand woon-werkverkeer);
  • Nationaliteit, geboortedatum;
  • Beschikbaarheid, CV en arbeidsverleden, opleidingshistorie (kopieën diploma’s, certificaten, getuigschriften), motivatiebrief;
  • Referenties, gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is, aantekeningen sollicitatiegesprekken en schriftelijke communicatie met sollicitant.

Wij verwerken de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van derden, zoals personen niet-zijnde cliënten waarvan persoonsgegevens in onze dossiers voorkomen, bijv. wederpartijen, verwijzers, advocaten en andere adviseurs met wie wij contact hebben en bezoekers van onze website:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats), voor zover aan ons bekend gemaakt;
  • Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), voor zover aan ons bekend gemaakt;
  • Wanneer u bijeenkomsten of events van ons bezoekt en indien relevant: gegevens betreffende eisen aan toegankelijkheid en/of dieetwensen;
  • Gegevens in verband met een bezoek aan rutgersposch.com, waaronder uw surfgedrag (wanneer de website wordt bezocht, de duur van het bezoek en welke onderdelen van de website worden bezocht) en uw IP-adres. Zie onze Cookieverklaring voor meer informatie over het verzamelen en verwerken van deze gegevens via het gebruik van cookies op onze website.
  • Gegevens met betrekking tot elektronische berichten afkomstig van of bestemd voor derden en gegevens die noodzakelijk zijn om met deze derden contact te onderhouden;
  • Andere gegevens die uit openbare bron zijn verkregen of door cliënten of derden aan ons zijn verstrekt in het kader van de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil.

Wanneer u onze nieuwsbrief of een uitnodiging voor bijvoorbeeld een event van ons ontvangt, dan verwerken wij de volgende (categorieën van) persoonsgegevens:

  • Uw e-mailadres;
  • Of u de nieuwsbrief of uitnodiging opent en de activiteit “in” de nieuwsbrief of uitnodiging (open- en klikratio);
  • Indien u de nieuwsbrief of uitnodiging opent:
    • Het tijdstip dat de nieuwsbrief of uitnodiging geopend wordt;
    • Uw locatie;
    • Het gebruikte besturingssysteem.

Op basis van welke grondslagen en voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:

  • Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of het op uw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
  • Wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
  • Wanneer dit noodzakelijk ter behartiging van onze gerechtvaardigd belangen of de belangen van een derde;
  • Met uw toestemming;
  • Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, zullen wij deze afzonderlijk aan u vragen. U mag uw toestemming altijd weer intrekken. Wij wijzen u erop dat het intrekken van uw toestemming de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming, onverlet laat;
  • Wij gebruiken bovenstaande persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden waarbij we per doeleinde hebben aangegeven op basis van welke hierboven genoemde grondslag (a t/m d) wij dit doen. Wanneer een verwerking is gebaseerd op de grondslag van het ‘gerechtvaardigd belang’, lichten wij kort dit belang toe. Indien u hier specifieke vragen over heeft, kunt u altijd contact met ons opnemen.

Doeleinden met daaraan gekoppelde grondslagen:

  • om de gevraagde juridische diensten te kunnen verlenen (a, b en c: het kunnen aanbieden en verbeteren van onze dienstverlening);
  • voor het kunnen behandelen van eventuele klachten (zie onze Klachtenregeling) en geschillen over onze dienstverlening (a, b en c: ter verdediging van onze rechten en ter verbetering van onze dienstverlening);
  • om contact met u te houden en om met u te communiceren; waaronder eveneens begrepen communicatie voor marketing, relatiemanagement en business development activiteiten zoals uitnodigingen voor events en het verzenden van nieuwsbrieven en andere marketingcommunicatie die voor u relevant kan zijn; (a, b, c: ons belang om onze diensten onder de aandacht van bestaande cliënten te brengen en d: toestemming indien wij nog geen cliëntrelatie met u hebben maar u zich bijvoorbeeld inschrijft voor onze nieuwsbrief);
  • voor het behandelen van uw sollicitatie (a, b, c: ons gerechtvaardigde belang om te beoordelen of u geschikt bent voor de openstaande vacature en d: toestemming indien u langer in portefeuille wenst te blijven, zie het kopje: “Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?”)
  • voor het doen van bestellingen of het inkopen van diensten (a, b en c: ons belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
  • voor het doen uitoefenen van accountantscontrole en overige interne controle (a, b en c: ons belang om een correcte administratie te kunnen voeren);
  • om u toegang tot ons kantoor te verschaffen en ten behoeve van de bedrijfsbeveiliging; (a, b en c: ons belang om onze eigendommen en de gegevens waarover wij beschikken, te beschermen).

Aan wie verstrekken we uw persoonsgegevens?

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de in dit Privacy Statement omschreven doeleinden, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer u hier toestemming voor heeft gegeven. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, dragen wij er zorg voor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet.

Wij kunnen persoonsgegevens van (potentiële) cliënten delen met:

  • Medewerkers van Rutgers & Posch;
  • Leveranciers (bijv. vertaalbureaus, koeriersdiensten, deurwaarders, de partij die onze nieuwsbrief verstuurt en onze softwareleveranciers) e.d.);
  • Wederpartijen, andere advocaten, accountants, notarissen of adviseurs in het kader van onze dienstverlening (bijv. ten behoeve van een second opinion of een deskundigenrapport);
  • Gerechten en overheidsinstellingen;
  • Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.

Wij kunnen persoonsgegevens van leveranciers delen met:

  • Medewerkers van Rutgers & Posch;
  • Leveranciers (bijv. softwareleveranciers);
  • Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.

Wij kunnen persoonsgegevens van sollicitanten delen met:

  • Medewerkers van Rutgers & Posch;
  • Leveranciers (bijv. softwareleveranciers);
  • Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.

Wij kunnen persoonsgegevens van derden delen met:

  • Medewerkers van Rutgers & Posch;
  • Andere advocaten of adviseurs in het kader van onze dienstverlening;
  • Leveranciers (bijv. vertaalbureaus, koeriersdiensten, deurwaarders, Google LLC t.b.v. de gebruikersstatistieken van onze website);
  • Gerechten en overheidsinstellingen;
  • Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.

Om onze diensten te kunnen verstrekken, kan het nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte dat een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zal Rutgers & Posch erop toezien dat een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract.

Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Rutgers & Posch bewaart uw persoonsgegevens niet langer in een identificeerbare vorm dan nodig is voor het bereiken van de in dit Privacy Statement genoemde doeleinden. Meer specifiek hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

De dossiers van de door ons behandelde zaken bewaren wij conform de Handleiding Archivering van de Nederlandse Orde van Advocaten gedurende minimaal 5 en maximaal twintig jaar.

Daarnaast bewaren wij bepaalde persoonsgegevens om aan wettelijke bewaarplichten te voldoen, zoals het bewaren van bepaalde boekhoudgegevens gedurende 7 jaar (vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens hun actuele belang voor de (fiscale) bedrijfsvoering hebben verloren) in verband met de op ons ex artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) rustende fiscale bewaarplicht.

De persoonsgegevens die wij in het kader van onze bezoekersregistratie verwerken, worden zes maanden na datum van het bezoek verwijderd.

De persoonsgegevens die u voor uw sollicitatie aan ons verstrekt worden tot vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard. Indien u hiervoor toestemming geeft, houden wij uw persoonsgegevens tot één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure in portefeuille. Dit geeft ons de mogelijkheid om u voor eventuele toekomstige vacatures bij Rutgers & Posch te benaderen. Wanneer u in dienst treedt bij Rutgers & Posch worden de persoonsgegevens die u in het kader van uw sollicitatie hebt verstrekt, onderdeel van uw personeelsdossier.

De persoonsgegevens die in het kader van onze Klachtenregeling worden verwerkt, worden uiterlijk twee jaar nadat de klacht en/of de daaruit voortvloeiende gerechtelijke procedure is afgehandeld, verwijderd.

Voor de bewaartermijnen van de informatie die via cookies op onze website wordt verkregen, verwijzen wij naar onze Cookieverklaring.

De hierboven genoemde specifieke bewaartermijnen kunnen worden verlengd indien wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn/worden. Ook kunnen wij de persoonsgegevens langer bewaren indien dit nodig is voor het afwikkelen van incidenten en/of juridische geschillen.

Beveiliging

Wij hechten grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens. Rutgers & Posch heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing of bekendmaking. Onze medewerkers krijgen alleen toegang tot uw persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Zij zijn gebonden aan geheimhouding en aan instructies die gericht zijn op de adequate bescherming van uw persoonsgegevens. Mocht u vragen hebben over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als u het vermoeden of aanwijzingen van misbruik hebt, neem dan contact met ons op via 020 891 3900 of via privacy@rutgersposch.com.

Uw privacyrechten

U heeft deMijn sites volgende rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door Rutgers & Posch:

  • het recht om te verzoeken of wij persoonsgegevens van u verwerken en indien dit het geval is, op inzage in uw persoonsgegevens;
  • het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn;
  • het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
  • het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
  • het recht om toestemming voor verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd;
  • het recht op ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (‘recht op dataportabiliteit’);

Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact met ons opnemen via de bovengenoemde contactgegevens. Wij verzoeken u om hierbij aan te geven op welke verwerkingsactiviteiten of welke persoonsgegevens uw verzoek betrekking heeft. Om te voorkomen dat wij informatie aan een verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij zullen u in beginsel uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zullen wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kunnen wij onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zullen wij u uitleggen waarom. Wanneer u bezwaar maakt tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, dan zullen wij dit verzoek altijd respecteren. Meer informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten

Wanneer u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Rutgers & Posch, dan proberen wij hier graag samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wanneer u in een ander land van de Europese Economische Ruimte woont of werkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land.

Wijzigingen

Dit Privacy Statement is voor het laatst aangepast op 23 augustus 2019. Wij behouden ons het recht voor om dit Privacy Statement te wijzigen en zullen steeds de meest recente versie van dit Privacy Statement op onze website plaatsen. Indien sprake is van substantiële wijzigingen die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij er naar om deze betrokkenen hierover direct te informeren.