De uitbetaling van vakantieuren lijkt op het eerste gezicht een eenvoudige eindafrekeningskwestie, maar in de praktijk gaat het regelmatig mis. Werkgevers moeten niet alleen vaststellen hoeveel vakantieuren nog openstaan, maar ook om wat voor soort uren het gaat en tegen welke waarde die moeten worden uitbetaald. Daarbij geldt als uitgangspunt dat vakantie bedoeld is om daadwerkelijk te worden opgenomen. Uitbetaling is daarom niet altijd toegestaan.
Vakantieuren vallen uiteen in twee categorieën: wettelijke en bovenwettelijke uren. De wettelijke vakantieuren vormen het minimum van vier keer de wekelijkse arbeidsduur per jaar. Bij een fulltime dienstverband van 40 uur per week zijn dat 160 wettelijke vakantieuren per jaar. Bovenwettelijke vakantieuren zijn alle vakantieuren die daarbovenop worden toegekend, bijvoorbeeld op grond van de arbeidsovereenkomst, cao of arbeidsvoorwaardenregeling.
Tijdens het dienstverband mogen wettelijke vakantieuren in beginsel niet worden afgekocht. Een afspraak waarbij de werknemer afstand doet van wettelijke vakantieuren in ruil voor betaling is nietig. Voor bovenwettelijke vakantieuren geldt dit verbod niet: die kunnen tijdens het dienstverband wél worden uitbetaald, mits daar een duidelijke grondslag voor bestaat in bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst, cao, of een afzonderlijke schriftelijke afspraak.
Bij het einde van het dienstverband moeten alle nog openstaande, niet-vervallen en niet-verjaarde vakantieuren worden uitbetaald — zowel wettelijk als bovenwettelijk. Werkgevers moeten daarvoor tijdig het verlofsaldo in kaart brengen, inclusief het jaar van opbouw en de toepasselijke verval- of verjaringstermijn.
Wettelijke vakantieuren vervallen in beginsel zes maanden na het kalenderjaar waarin zij zijn opgebouwd. Dat verval treedt echter niet automatisch in als de werknemer niet daadwerkelijk de gelegenheid heeft gehad om vakantie op te nemen, of als de werkgever de werknemer niet tijdig en duidelijk heeft gewezen op het naderend verval. Rechterlijke uitspraken tonen aan dat werkgevers hier een actieve informatieplicht hebben. Bovenwettelijke vakantieuren verjaren in beginsel na vijf jaar, al kunnen cao’s kortere termijnen bevatten.
Een veelgemaakte fout bij uitbetaling is dat alleen het basissalaris als uitgangspunt wordt genomen. Dat is onjuist. De werknemer moet tijdens vakantie financieel in een vergelijkbare positie verkeren als wanneer hij of zij had gewerkt, zodat de vakantie niet in de praktijk wordt ontmoedigd. Afhankelijk van de beloningsstructuur moeten daarom ook andere componenten worden meegenomen: structurele toeslagen zoals onregelmatigheidstoeslag of commissie als dat een wezenlijk terugkerend deel van de beloning is, structureel overwerk en vaste eindejaarsuitkeringen of een dertiende maand. Zuivere onkostenvergoedingen tellen niet mee. Bij variabele beloning wordt doorgaans gewerkt met een representatief gemiddelde over een referentieperiode van twaalf maanden, tenzij een andere periode beter aansluit.
Voor werkgevers is vooral van belang dat zij hun verlofadministratie op orde hebben en daarin onderscheid maken tussen wettelijke en bovenwettelijke uren en het jaar waarin die uren zijn opgebouwd. Afspraken over de uitbetaling van bovenwettelijke uren kunnen het beste schriftelijk worden vastgelegd. Verder doen werkgevers er goed aan werknemers tijdig en concreet te informeren over openstaande wettelijke vakantieuren en het mogelijke verval daarvan. Bij uitbetaling moet niet alleen naar het kale uurloon worden gekeken, maar ook naar structurele looncomponenten en, waar van toepassing, een representatief gemiddelde van variabele beloning. Zeker bij einde dienstverband voorkomt een duidelijke, gespecificeerde eindafrekening discussie achteraf.