Welke consequenties hebben de huidige ontwikkelingen gerelateerd aan het coronavirus voor vennootschapsrechtelijke besluitvorming? Hieronder volgt een Q&A met praktische adviezen voor Nederlandse naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid.
Aandeelhoudersvergadering
1. Kan de jaarlijkse algemene vergadering worden uitgesteld of geannuleerd vanwege de uitbraak van het coronavirus?
BVs
BV’s moeten tijdens ieder boekjaar ten minste één algemene vergadering houden of eenmaal (schriftelijke) besluitvorming buiten vergadering laten plaatsvinden.
Voor BV’s geldt geen wettelijke termijn korter dan twaalf maanden . De statuten kunnen wel voorzien in een bepaalde kortere termijn. Oudere BV-statuten bevatten bijvoorbeeld vaak nog een termijn van zes maanden waarbinnen de jaarvergadering moet worden gehouden. Zolang deze termijnen worden gehaald, kunnen jaarvergaderingen, waarop doorgaans de jaarrekening wordt vastgesteld, worden uitgesteld.
NVs
NV’s moeten ten minste éénmaal per boekjaar een aandeelhoudersvergadering houden. Voor NV’s geldt dat de algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar moet plaatsvinden (dus uiterlijk 30 juni bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar), tenzij de statuten een kortere termijn voorschrijven.
NV’s moeten daarnaast een algemene vergadering houden wanneer zodanige verliezen worden geleden dat het eigen vermogen daalt tot een bedrag gelijk aan of lager dan de helft van het gestorte en opgevraagde deel van het kapitaal.
Indien de algemene vergadering niet binnen de hierboven genoemde termijnen plaatsvindt, kan iedere individuele aandeelhouder zich door de rechter laten machtigen om een vergadering bijeen te roepen. Denkbaar is dat de rechter dit verzoek zal afwijzen als de ondernemingsleiding de jaarvergadering niet bijeen heeft geroepen vanwege de huidige uitbraak van het coronavirus.
2. Welke vereisten gelden voor besluitvorming buiten vergadering door aandeelhouders?
Besluitvorming van aandeelhouders kan ook buiten vergadering plaatsvinden mits aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
BVs
Voor BV’s moeten alle vergadergerechtigden met deze manier van besluitvorming hebben ingestemd. De stemmen worden schriftelijk uitgebracht en de bestuurders en commissarissen (indien er een RvC is) moeten voorafgaand advies kunnen uitbrengen. Schriftelijke besluiten kunnen worden genomen bij een meerderheid van stemmen, tenzij de wet of de statuten anders bepalen.
NVs
Voor NV’s geldt dat het aandeelhoudersbesluit unaniem moet worden genomen. De stemmen worden schriftelijk uitgebracht en de bestuurders en commissarissen (indien er een RvC is) moeten voorafgaand advies kunnen uitbrengen. Vanwege het unanimiteitsvereiste is schriftelijke besluitvorming buiten vergadering voor beurs-NV’s doorgaans praktisch onmogelijk.
Schriftelijkheidsvereiste en elektronisch stemmen
Stemmen via elektronische communicatiemiddelen (bijvoorbeeld via een computerverbinding of e-mail) voldoet ook aan het schriftelijkheidsvereiste, tenzij de statuten anders bepalen. De statuten kunnen ook nadere eisen stellen aan de uitoefening van het stemrecht via elektronische weg. Bijvoorbeeld door een toegangscode te verlangen aan de hand waarvan de identiteit van de aandeelhouder kan worden vastgesteld en bepaald kan worden hoeveel stemmen hij mag uitbrengen.
3. In hoeverre kunnen aandeelhouders die niet in persoon aanwezig zijn hun stem uitbrengen in een aandeelhoudersvergadering?
Voor zover de statuten dat toestaan, mogen aandeelhouders voorafgaand aan de aandeelhoudersvergadering per brief, volmacht of elektronisch communicatiemiddel stemmen.
Een vennootschap kan daarnaast kiezen voor het organiseren van een zogenaamde hybride aandeelhoudersvergadering mits de statuten dit toestaan. Dit is een fysieke aandeelhoudersvergadering met de extra mogelijkheid voor aandeelhouders om virtueel op afstand (via een internetportaal) deel te nemen en te stemmen. Hierbij is vereist dat aandeelhouders worden geïdentificeerd en de vergadering gelijktijdig kunnen volgen.
Gezien de huidige ontwikkelingen rondom het coronavirus, zijn er goede redenen om aan te nemen dat het bestuur aandeelhouders mag stimuleren voorafgaand aan de vergadering hun stem uit te brengen of deel te nemen via een internetportaal. Daarnaast mag de vennootschap op grond van veiligheidsoverwegingen gerelateerd aan de uitbraak van het coronavirus aanvullende toegangsvereisten stellen aan de aandeelhouders. In het licht van de huidige maatregelen van de overheid is het goed verdedigbaar dat de vennootschap aandeelhouders die symptomen van het coronavirus vertonen de toegang tot de vergadering mag weigeren.
Vergadering van het bestuur en de Raad van Commissarissen
1. Kan een vergadering van het bestuur of de RvC worden uitgesteld of geannuleerd vanwege de uitbraak van het coronavirus?
De Nederlandse wet en Corporate Governance Code bevatten geen procedurele vereisten voor besluitvorming door het bestuur of de RvC. Doorgaans is dit onderwerp geregeld in de statuten en/of reglementen van deze organen.
Aangezien er geen frequentievereisten of termijnen gelden voor besluitvorming door het bestuur of de RvC kunnen vergaderingen in principe worden uitgesteld of geannuleerd, tenzij de statuten en/of reglementen anders bepalen.
2. Kunnen vergaderingen van het bestuur of de RvC via elektronische communicatiemiddelen plaatsvinden?
Vergaderingen van het bestuur en de RvC kunnen in principe worden gehouden met behulp van elektronische communicatiemiddelen (bijvoorbeeld via de telefoon of een (video) conference call). Voorwaarden zijn dat alle leden van het orgaan gelijktijdig met elkaar kunnen communiceren en de statuten of het reglement zich niet hiertegen verzetten.
Hierbij is belangrijk dat besluitvorming van met name het bestuur via elektronische communicatiemiddelen buiten Nederland consequenties kan hebben voor de fiscale vestigingsplaats van de vennootschap.
3. Welke vereisten gelden voor besluitvorming buiten vergadering door bestuurders of commissarissen?
Besluiten van het bestuur of de RvC kunnen schriftelijk (buiten vergadering) worden genomen mits alle leden van het orgaan op de hoogte zijn en geen bezwaar hiertegen hebben.
Ook hierbij geldt dat besluitvorming van met name het bestuur die buiten vergadering buiten Nederland plaatsvindt consequenties kan hebben voor de fiscale vestigingsplaats van de vennootschap.
Update!
Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid
Fysiek bijeenkomen voor vennootschapsrechtelijke besluitvorming door de aandeelhouders, het bestuur en/of de RvC kan onwenselijk zijn in het licht van de huidige ontwikkelingen rondom COVID-19. Daarom zijn in de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (de Spoedwet) nieuwe tijdelijke wettelijke voorzieningen getroffen. De Spoedwet maakt afwijkingen van wettelijke en statutaire bepalingen met betrekking tot vennootschapsrechtelijke besluitvorming en daarmee verband houdende termijnen tijdelijk mogelijk.
Klik hier voor een overzicht van de belangrijkste elementen van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.
Staat het antwoord op uw vraag er (nog) niet tussen of wilt u van gedachten wisselen, neem dan contact op met Bas Visée via bas.visee@rutgersposch.com of +31 6 5154 9127.
